采购管理制度及流程是保障企业采购活动的规范化和有效性的重要工具。在这篇文章中，我们将逐步介绍采购管理制度及流程的主要步骤。

第一步：需求确认

在采购管理中，第一步是确认实际需求。与相关部门沟通，了解他们的需求和要求。这包括确定采购物品的规格、数量、质量标准、预算等。

第二步：制定采购计划

基于需求确认的结果，制定采购计划。采购计划包括物品的描述、数量、质量标准、采购方式、预算和时间安排等信息。同时，还需评估供应商市场和竞争情况，以制定最佳的采购策略。

第三步：供应商选择

根据采购计划，开始寻找合适的供应商。通过发布招标公告或邀请供应商参与竞标，选择符合要求且有竞争力的供应商。对供应商进行评估，包括其经验、信誉、质量控制体系等方面。

第四步：采购合同签订

与选定的供应商进行洽谈，商定采购细节，并最终签订采购合同。合同应明确规定采购物品的规格、数量、价格、付款方式、交付时间、质量要求、违约责任等内容。

第五步：采购执行

采购执行阶段是实际采购活动的执行和监督阶段。确保供应商按照合同要求及时交付采购物品，并保质保量。同时，要及时处理可能出现的问题和纠纷。

第六步：验收与入库

采购物品到达后，进行验收。根据采购合同的要求，对物品进行质量检查和数量核对。合格的物品进入仓库进行入库管理，不合格的物品应及时与供应商协商解决。

第七步：付款与结算

在采购物品确认无误后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。同时，对供应商提供的发票进行核对，确保金额和内容正确，并按时结算。

第八步：采购记录与归档

采购活动完成后，应将所有相关文件和记录进行整理和归档。这些文件包括采购计划、采购合同、供应商评估报告、验收记录、付款凭证等。这样可以为今后的审计和追溯提供依据。

以上就是采购管理制度及流程的主要步骤。通过严格执行这些步骤，可以确保企业采购活动的规范化和有效性，避免采购风险，并提高采购效率和质量。